1. Ki kezeli az Ön adatait?
A FISCALNET SRL, amelynek székhelye Nagyváradon, a következő címen található: Str. Nicolae Jiga utca 50. sz., Bihar megye, irányítószám: 410013, adószám: 48933292, a Cégbíróságnál bejegyezve a következő számon: A J05/2606/2023 szám alatt bejegyzett társaság, a továbbiakban „FiscalNet” vagy „mi”, az adatkezelő a jelen szabályzatban ismertetett tevékenységek tekintetében.
Az adatvédelemmel és a jogok gyakorlásával kapcsolatos kérdéseivel forduljon hozzánk írásban a következő címen: office@fiscalnet.ro, a kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül vagy postai úton a fent megadott székhelyre. Nem szükséges ügyfélfiókkal rendelkeznie ahhoz, hogy kérést küldjön nekünk.
A szabályzat a fiscalnet.ro, a driverfiscal.ro és a shop.driverfiscal.ro webhelyeken keresztül történő interakciókra, az üzleti és partnerségi megkeresésekre, a licencek megvásárlására és kezelésére, valamint az e-mailen, űrlapon, telefonon és távoli hozzáféréssel nyújtott támogatásra vonatkozik. A fiscalnet.ro jelenleg a driverfiscal.ro webhelyre irányít át.
A társaságra vonatkozó adatok nem mindig személyes adatok. A szabályzat azonban a természetes személyeket azonosító információkra vonatkozik, beleértve a képviselőket, az alkalmazottakat, a kapcsolattartó személyeket, az egyéni vállalkozókat és a szolgáltatások felhasználóit.
2. Milyen adatokat kezelünk, és honnan szerezzük őket?
Az interakciótól függően a következőket dolgozzuk fel:
- kapcsolattartási és szakmai adatok: név, e-mail-cím, telefonszám, a képviselt társaság és a beosztás, amennyiben ezeket közlik velünk;
- rendelési és számlázási adatok: név, adószám, cégjegyzékszám, cím, a kiválasztott termék vagy szolgáltatás, érték, fizetési státusz és a kapcsolódó levelezés;
- licencadattal kapcsolatos adatok: a közölt FiscalNet-sorozatszám, a licenc típusa és érvényessége, az aktiválások, valamint azok az információk, amelyek szükségesek annak a terméknek az azonosításához, amelyhez támogatást kér;
- kérésekből származó adatok: az üzenet, az észrevételek, a továbbított dokumentumok és fájlok, a hibák leírása és a mi válaszaink;
- telefonos adatok: a hívás száma, dátuma, időpontja, időtartama és irányítása; a rögzítésre kijelölt hívások esetében a beszédhang és a beszélgetés tartalma;
- műszaki adatok: a webhelyek működéséhez és biztonságához szükséges IP-cím és naplók; az ügyfélszolgálat esetében a bejelentett problémával kapcsolatos, az alkalmazásra, a rendszerre és az adóügyi eszközre vonatkozó információk;
- a távoli segítségnyújtás során a képernyőn látható információk, valamint azok a fájlok, amelyekhez a beavatkozás céljából hozzáférést engedélyez.
Az adatokat elsősorban közvetlenül Öntől kapjuk. Kaphatunk elérhetőségi vagy licencadatokat attól a társaságtól, amelyet Ön képvisel, illetve a kérelemben érintett forgalmazótól. A vásárlási űrlap lehetővé teszi az adóazonosító adatok lekérdezését az ANAF-tól. A fizetési szolgáltatók közölhetik velünk a tranzakció eredményét és hivatkozási számát.
Kérjük, csak a szükséges információkat szíveskedjen megadni. Kérjük, ne foglaljon bele az üzenetekbe és a beszélgetésekbe jelszavakat, hitelesítési kódokat, teljes kártyaadatokat, egészségügyi információkat vagy egyéb, a kérelemmel összefüggésben nem álló érzékeny adatokat.
A távoli munkamenet megkezdése előtt kérjük, zárja be a beavatkozáshoz nem kapcsolódó dokumentumokat és alkalmazásokat.
3. Mire használjuk az adatokat, és milyen jogalapon
Az alábbi jogalapok a (2016/679/EU) rendelet 6. cikkének (1) bekezdésére vonatkoznak. A b) pont az érintett természetes személlyel kötött szerződésre vagy az általa a szerződés megkötése előtt kért lépésekre vonatkozik. A társaságot képviselő személyek esetében adott esetben a kereskedelmi kapcsolat tartására és kezelésére irányuló jogos érdekünket alkalmazzuk (f) pont), és nem feltételezzük, hogy a képviselő személyesen szerződő fél.
Kérések e-mailben és űrlapon keresztül, üzleti megbeszélések, partnerségek
Fő adatok: Kapcsolat, társaság, üzenet
Cél és jogalap: Válaszadás és ajánlattétel: b), amennyiben alkalmazandó; f), a szakmai kommunikáció és az igények kezelése érdekében
Szokásos megőrzési idő: A kérelem lezárásától számítva legfeljebb 12 hónapig, kivéve, ha szerződéses jogviszony részévé válik
Érintett címzettek: Kereskedelmi vagy műszaki személyzet; e-mail- és IT-szolgáltatók
Parancsok, licencek és szolgáltatások
Fő adatok: Azonosítás, számlázás, sorozatszám, rendelés, fizetési státusz
Cél és jogalap: A szolgáltatás nyújtása és kezelése: b); f), a képviselőkkel való kapcsolattartás és a jogosulatlan használat megelőzése érdekében
Szokásos megőrzés: A jogviszony fennállásának vagy a licenc érvényességének időtartama alatt; ezt követően kizárólag a 6. szakasz szerinti kötelezettségekhez vagy igényekhez szükséges adatok
Érintett címzettek: Felhatalmazott személyzet, IT, fizetési szolgáltatók; az érintett forgalmazó
Számlázás és könyvvezetés
Fő adatok: Számla, azonosítás, tranzakció
Cél és jogalap: Adóügyi és számviteli kötelezettségek: c)
Szokásos megőrzés: A jogszabályban előírt határidő, amelyet a 6. szakasz részletez
Releváns címzettek: Könyvelés, bankok, számlázási szolgáltatók, illetékes hatóságok
Műszaki támogatás és a beavatkozás dokumentálása
Fő adatok: Kapcsolat, sorozatszám, hibák, levelezés, műszaki adatok
Cél és jogalap: Problémamegoldás: b), amennyiben alkalmazandó; f), a képviselőknek nyújtott támogatás és a beavatkozások nyomon követése érdekében
Szokásos megőrzési idő: Beavatkozási lap: a lezárástól számítva legfeljebb 12 hónap; ideiglenes diagnosztikai fájlok: a lezárástól számítva legfeljebb 30 nap
Érintett címzettek: Műszaki személyzet, valamint IT- vagy távoli hozzáférést biztosító szolgáltatók
Szelektív telefonbeszélgetés-rögzítések
Fő adatok: Hang, beszélgetés és hívásazonosítók
Cél és jogalap: A szolgáltatások minőségének ellenőrzése és javítása: f), a 4. szakaszban foglalt feltételek szerint
Szokásos megőrzési idő: A hívástól számítva legfeljebb 30 nap
Releváns címzettek: A minőségért felelős, felhatalmazott személyek; karbantartási szolgáltatók csak akkor, ha a beavatkozás hozzáférést igényel
Működés és biztonság
Fő adatok: IP-cím, műszaki és hozzáférési események
Cél és jogalap: Működés, diagnosztika és a visszaélések megelőzése: f)
Szokásos megőrzés: Szokásos naplók: legfeljebb 30 nap; a konkrét incidenseket külön kezeljük
Releváns címzettek: Felhatalmazott informatikai személyzet és szolgáltatók
Adatvédelmi kérelmek
Fő adatok: Kapcsolat, kérelem, szükséges ellenőrzések, válasz
Cél és jogalap: A GDPR-kötelezettségek teljesítése: c); a megfelelés dokumentálása és a jogok védelme: f)
Szokásos megőrzés: Az ügy rendezésének időtartama alatt, és legfeljebb a lezárást követő 3 évig, kivéve, ha jogvita vagy különleges kötelezettség áll fenn
Érintett címzettek: Kijelölt személyek, tanácsadók és illetékes hatóságok
A maximális határidők nem indokolják az olyan adatok megőrzését, amelyek már korábban feleslegessé váltak. Nem tekintjük úgy, hogy egy üzenet egyszerű elküldése, egy parancs kiadása vagy egy hívás folytatása általános hozzájárulást jelentene más felhasználásokhoz.
4. Telefonhívások és a beszélgetések rögzítése
Bizonyos hívásokat rögzíthetünk az üzleti és ügyfélszolgálati szolgáltatások minőségének ellenőrzése és javítása céljából. Nem rögzítjük rendszeresen az összes beszélgetést e célból.
A rögzítés megkezdése előtt automatikus telefonüzenetben tájékoztatjuk Önt, illetve az általunk kezdeményezett hívás esetén képviselőnkön keresztül. A rögzítés csak a tájékoztatást követően kezdődik. A hang, a közölt információk és a hívásazonosító adatok feldolgozásra kerülnek.
A rögzítés jogalapja az a jogos érdek, hogy azonosítsuk és orvosoljuk a nyújtott támogatás konkrét hiányosságait. Korlátozott számú beszélgetést választunk ki, az e cél által indokolt mértékben. Ezeket a felvételeket nem használjuk fel reklámcélokra, hangalapú biometrikus azonosításra vagy mesterségesintelligencia‑modellek betanítására.
Tiltakozhat a rögzítés ellen, és kérheti a hozzáférést az Önt érintő rögzítésben szereplő adatokhoz. Amennyiben nem kívánja a rögzítést, befejezheti a hívást, és írhat nekünk a következő címre: office@fiscalnet.ro vagy a kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül. Amennyiben ezt a beszélgetés során jelzi, a képviselő – ha a funkció elérhető – leállítja a felvételt, vagy lezárja a felvett részt, és az írásos csatornára irányítja Önt. A már rögzített adatokkal szembeni kifogást a 9. szakasz szerint kell rendezni.
Az írásos csatorna használata nem függ a regisztráció elfogadásától. A kért támogatásra vonatkozó kereskedelmi feltételek továbbra is érvényben maradnak.
A nyilvántartások helyben, a FiscalNet által használt telefonközpontban kerülnek tárolásra. A hozzáférés a szolgáltatásokat ellenőrző, erre felhatalmazott személyekre korlátozódik. Az esetleges karbantartási szolgáltatók csak akkor kaphatnak hozzáférést, ha a beavatkozás ezt szükségessé teszi, az általunk adott utasítások, valamint a titoktartási és adatvédelmi kötelezettségek alapján.
A felvételeket a hívás kezdeményezésétől számított legfeljebb 30 napon belül töröljük, beleértve az operatív másolatokat is, kivéve az alább ismertetett konkrét eseteket. Esetleges biztonsági másolat nem szolgál ezen határidő meghosszabbítására.
Konkrét panasz vagy jogvita esetén kizárólag a releváns felvételt tudjuk elkülöníteni, amennyiben a megőrzés egy jog megállapításához, gyakorlásához vagy védelméhez szükséges és indokolt, illetve ha azt a törvény előírja.
Dokumentáljuk az okot, és felülvizsgáljuk a megőrzés szükségességét; a nyilvántartást töröljük, amikor az azt indokoló ok megszűnik. Ez a kivétel nem alkalmazandó megelőző jelleggel minden hívásra.
Egy hívás azonosításához kérjük, szíveskedjen megadni a használt számot, valamint a dátumot vagy a hozzávetőleges időszakot. A kockázattal arányosan ellenőrizzük az Ön személyazonosságát, és az hozzáférés biztosításakor megvédjük a többi résztvevő adatait. Amennyiben a felvétel az alkalmazandó határidőnek megfelelően már törlésre került, erről tájékoztatjuk Önt.
5. Az ügyfélszolgálat és a fizetések sajátosságai
A távoli támogatás az Ön kérésére és az eszközhöz való hozzáférés engedélyezése mellett indul.
Kizárólag a beavatkozáshoz szükséges információkhoz férünk hozzá, és korlátozzuk a fájlok másolását. Az ezen támogatási típushoz a webhelyen bemutatott eszközök az AnyDesk és a TeamViewer. A telefonbeszélgetés rögzítése nem jelenti automatikusan a képernyő rögzítését is; a munkamenet esetleges rögzítéséhez az aktiválás előtt külön tájékoztatásra lenne szükség.
Az Ön ügyfeleinek vagy alkalmazottainak azon adatai tekintetében, amelyekhez kizárólag az Ön szervezete nevében férünk hozzá, a szerepköröket és az utasításokat a vonatkozó adatkezelési megállapodás határozza meg. Ez a szabályzat nem helyettesíti az említett megállapodást, és nem jogosít fel minket arra, hogy az említett adatokat saját céljainkra felhasználjuk.
Kártyás fizetések esetén kérjük, tekintse meg a fizetési felületen megjelölt szolgáltató tájékoztatóját is. Kérjük, ne adja meg kártyaadatait telefonon, e-mailben vagy a kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül. A tranzakció kereskedelmi adatait és a számlázáshoz szükséges információkat a fizetés engedélyezéséhez használt adatoktól elkülönítve kezeljük.
6. Hogyan határozzuk meg a megőrzési időszakot?
A számvitelről szóló 82/1991. sz. törvény 25. §-a hatálya alá tartozó bizonylatok és számviteli nyilvántartások esetében a szokásos megőrzési határidő 5 év, amelyet az elkészítésük pénzügyi évét követő év július 1-jétől kell számítani, az adott dokumentumra vonatkozó különös szabályok figyelembevételével.
A szerződéses jogviszony megszűnését követően kizárólag a kötelezettségek igazolásához és a jogok védelméhez szükséges adatokat őrizzük meg, általában az adott igényre vonatkozó 3 éves elévülési idő lejártáig. A kezdési időpontot, valamint az esetleges felfüggesztéseket vagy megszakításokat minden egyes helyzetben külön megvizsgáljuk. Ez a szabály nem hosszabbítja meg automatikusan a hívások, a diagnosztikai fájlok vagy az összes üzenet megőrzését.
Végleges licenc esetén a használati jog elismeréséhez szükséges minimális információt mindaddig megőrizhetjük, amíg ez a jog fennáll; ez nem jelenti a kapcsolattartó személlyel folytatott teljes levelezés korlátlan megőrzését. Amikor tudomásunkra jut a változás, frissítjük vagy töröljük azon személyek adatait, akik már nem képviselik az ügyfelet.
A határidők lejártával az adatokat ténylegesen töröljük vagy anonimizáljuk. A konkrét ellenőrzés, jogvita vagy incidens miatt történő kivételes megőrzés a releváns információkra korlátozódik, és rendszeres felülvizsgálat tárgyát képezi.
7. Címzettek és nemzetközi átutalások
Az engedéllyel rendelkező személyzeten kívül a táblázatban feltüntetett tevékenységekhez hozzáféréssel rendelkezhetnek a tárhelyszolgáltatók, az informatikai karbantartást végzők, valamint az e-mail-, a telefonszolgáltatást, a tárhelyszolgáltatást, a számlázást és a távoli támogatást nyújtó szolgáltatók. Hozzáférésük szerződésben rögzítetten és technikailag a nyújtott szolgáltatásokra korlátozódik. Azoknak a szolgáltatóknak, akik a mi nevünkben kezelnek adatokat, titoktartási és adatvédelmi kötelezettségeik vannak.
A bankoknak, a fizetési szolgáltatóknak, a tanácsadóknak és a hatóságoknak saját adatkezelési kötelezettségeik lehetnek. Kizárólag akkor továbbítunk egy forgalmazónak az Ön kérésével kapcsolatos információkat, ha a részvétele szükséges, és arra vonatkozó jogalap áll fenn. Nem továbbítjuk az Ön adatait partnereinknek azok marketingkampányaihoz pusztán azért, mert Ön felvette velünk a kapcsolatot.
A ROMARG SRL szolgáltatásait vesszük igénybe a névkiszolgáló/DNS-, a webhosting- és az e-mail-szolgáltatásokhoz. A telefonbeszélgetések rögzítései külön, helyben, a telefonközpont memóriakártyáján kerülnek tárolásra, a 4. szakaszban foglaltaknak megfelelően.
A jelen szabályzatban ismertetett tevékenységek tekintetében nem továbbítunk személyes adatokat az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívülre, és nem engedélyezzük az azokhoz való hozzáférést az EGT-n kívülről. Amennyiben szándékunkban áll ezt a helyzetet megváltoztatni, az új adatkezelés megkezdése előtt tájékoztatjuk Önt, és alkalmazzuk a szükséges jogi biztosítékokat.
Kérvényt nyújthat be a következőhöz: office@fiscalnet.ro Tájékoztatás az Ön adatai címzettjeiről.
8. Cookie-k és kereskedelmi tájékoztatások
A bemutató webhelyen a Google Analytics csak elemzési hozzájárulással indul el. A látogatási információkat használati statisztikákhoz továbbítjuk a Google-nak; ezek sütiazonosítókat, megtekintett oldalakat, valamint a böngésző és az eszköz műszaki adatait tartalmazhatják. Nem küldünk szándékosan űrlapadatokat, adószámokat vagy fiskális eszközök sorozatszámait az Analyticsnek. Az elutasítás mellett az alapfunkciók használhatók. A hozzájárulás a „Sütibeállítások” pontban visszavonható. A személyre szabott hirdetés és a Google Signals ki van kapcsolva. Az áruház és a rendelések adatait külön megvalósítás kezeli.
A bemutató webhely által használt technológiák listáját, valamint a helyi adatok célját, tárolási idejét és törlésének módját a Cookie-k és helyi tárolás oldalon ismertetjük. Ezt a tájékoztatót az üzlet és a külső szolgáltatások szabályzataitól elkülönítve kell megtekinteni.
Tekintse meg a cookie-kat és a helyi tárolást
A kapcsolatfelvételi űrlapokon és a megrendeléseken megadott adatok nem kerülnek automatikusan felvételre a hírlevél-listákra. Amennyiben felajánljuk Önnek a kereskedelmi célú tájékoztatásra való feliratkozást, ahhoz külön kérjük a hozzájárulását, és minden üzenetben egyszerű módot biztosítunk a leiratkozásra. A kérelemhez, megrendeléshez vagy licenchez feltétlenül szükséges kommunikáció elkülönül a marketingkommunikációtól.
9. Az Ön jogai
A GDPR rendelkezései értelmében Ön kérheti az adatokhoz való hozzáférést és azok másolatának átadását, valamint az adatok helyesbítését, törlését és kezelésük korlátozását.
Az adathordozhatóság az Ön által megadott és hozzájárulás vagy szerződés alapján automatikusan feldolgozott adatokra vonatkozik. A hozzájárulás bármikor visszavonható, ami nem érinti a visszavonást megelőzően végzett adatkezelést.
Tiltakozáshoz való jog: A jogos érdeken alapuló adatkezelésekkel szemben az Ön sajátos helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozhat. Megszüntetjük az adatkezelést, kivéve, ha bizonyítani tudjuk az elsőbbséget élvező, kényszerítő erejű jogos indokokat vagy a jogi igények érvényesítésének szükségességét. A direkt marketing esetében a tiltakozás feltétel nélküli, és az e célból történő adatkezelés megszűnik.
Indokolatlan késedelem nélkül, a kérelem kézhezvételétől számított legfeljebb egy hónapon belül válaszolunk. Összetett vagy nagy számú kérelem esetén a határidő további két hónappal meghosszabbítható, azzal, hogy a meghosszabbításról és annak indokairól az első hónapban tájékoztatást kell adni. A kérelmek általában ingyenesek; csak a nyilvánvalóan megalapozatlan vagy túlzott kérelmek esetében alkalmazandók a jogszabályban meghatározott, indokolt kivételek.
A személyazonosság ellenőrzése a szükséges információkra korlátozódik, amennyiben megalapozott kétségek merülnek fel. Nem kérjük automatikusan a személyazonosító okmány másolatát. Más személyek védelme bizonyos információk elrejtését teheti szükségessé, nem pedig a teljes kérelem automatikus elutasítását.
Fordulhat a Személyes Adatok Kezelésének Nemzeti Felügyeleti Hatóságához és az illetékes bíróságokhoz. Javítás céljából kapcsolatba léphet velünk, anélkül hogy ez korlátozná a törvény által elismert jogait.
10. Adatszolgáltatás és automatizált döntéshozatal
A kötelező mezőket a vonatkozó űrlapon jelöljük. A válaszadáshoz, a licenceléshez vagy a számlázáshoz szükséges adatok hiánya akadályozhatja a kérelem elbírálását vagy a megrendelés teljesítését. A nem kötelező információk nem feltételei a szolgáltatás nyújtásának. A marketingcélú megkeresések vagy a nem feltétlenül szükséges cookie-k elutasítása nem akadályozza meg a rendelés leadását.
A telefonbeszélgetések felvételeit nem használjuk fel kizárólag automatizált döntéshozatalra, amely joghatással jár, illetve hasonló módon jelentős mértékben érinti Önt. Amennyiben ilyen jellegű egyéb adatkezelést vezetünk be, az alkalmazás előtt biztosítjuk a jogszabályok által előírt tájékoztatást és garanciákat, beleértve az alkalmazott logika és a következmények ismertetését is.
11. Biztonság és frissítések
A kockázatokkal arányos technikai és szervezeti intézkedéseket alkalmazunk, ideértve a hozzáférés engedélyezését, a személyzet titoktartási kötelezettségét, az adattovábbítás védelmét, a biztonsági másolatok kezelését és az incidenskezelést. A nyilvántartásokhoz és az adathordozón tárolt adatokhoz való hozzáférés a szakmai szükségletre korlátozódik.
A szabályzatot felülvizsgáljuk, amikor a szolgáltatásokat vagy az adatkezelés módját megváltoztatjuk. Közzétesszük a frissített változatot és annak dátumát; jelentős változások esetén a helyzetnek megfelelő tájékoztatást alkalmazunk. A szabályzat módosítása nem változtatja meg visszamenőlegesen egy adatkezelés engedélyezett jellegét.
Adatvédelmi kapcsolattartó: office@fiscalnet.ro.
Kapcsolatfelvétel: office@fiscalnet.ro
Vissza az elejére ↑