1. Cine prelucrează datele dumneavoastră
FISCALNET SRL, cu sediul în Oradea, Str. Nicolae Jiga nr. 50, județul Bihor, cod poștal 410013, CUI 48933292, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J05/2606/2023, denumită în continuare „FiscalNet” sau „noi”, este operatorul datelor pentru activitățile descrise în această politică.
Pentru întrebări despre protecția datelor și exercitarea drepturilor, ne puteți scrie la office@fiscalnet.ro, prin formularul de contact sau prin poștă la sediul indicat mai sus. Nu este necesar să aveți un cont de client pentru a ne transmite o cerere.
Politica privește interacțiunile prin fiscalnet.ro, driverfiscal.ro și shop.driverfiscal.ro, solicitările comerciale și de parteneriat, cumpărarea și administrarea licențelor, precum și suportul prin e-mail, formular, telefon și acces la distanță. fiscalnet.ro redirecționează în prezent către driverfiscal.ro.
Datele despre o societate nu sunt întotdeauna date personale. Politica se aplică însă informațiilor care identifică persoane fizice, inclusiv reprezentanți, angajați, persoane de contact, profesioniști individuali și utilizatori ai serviciilor.
2. Ce date prelucrăm și de unde le obținem
În funcție de interacțiune, prelucrăm:
- date de contact și profesionale: nume, e-mail, telefon, societatea reprezentată și funcția, dacă ne este comunicată;
- date pentru comandă și facturare: denumire, cod fiscal, număr de înregistrare, adresă, produsul sau serviciul ales, valoare, situația plății și corespondența aferentă;
- date privind licențierea: seria FiscalNet comunicată, tipul și valabilitatea licenței, activările și informațiile necesare identificării produsului pentru care cereți asistență;
- date din solicitări: mesajul, observațiile, documentele și fișierele transmise, descrierea erorilor și răspunsurile noastre;
- date telefonice: număr, data, ora, durata și direcționarea apelului; pentru apelurile selectate pentru înregistrare, vocea și conținutul conversației;
- date tehnice: adresa IP și jurnalele necesare funcționării și securității site-urilor; la suport, informațiile despre aplicație, sistem și echipament relevante pentru problema sesizată;
- în timpul asistenței la distanță, informațiile vizibile pe ecran și fișierele la care permiteți accesul pentru intervenție.
Primim date în principal direct de la dumneavoastră. Putem primi date de contact sau licențiere de la societatea pe care o reprezentați ori de la distribuitorul implicat în solicitare. Formularul de cumpărare permite preluarea datelor de identificare fiscală din ANAF. Furnizorii de plată ne pot comunica rezultatul și referința tranzacției.
Vă rugăm să transmiteți numai informațiile necesare. Nu includeți în mesaje și convorbiri parole, coduri de autentificare, date complete de card, informații medicale sau alte date sensibile fără legătură cu solicitarea.
Înaintea unei sesiuni remote, închideți documentele și aplicațiile fără legătură cu intervenția.
3. Pentru ce folosim datele și în baza cărui temei
Temeiurile de mai jos se referă la art. 6 alin. (1) din Regulamentul (UE) 2016/679. Litera b) privește un contract cu persoana fizică vizată sau demersurile solicitate de aceasta înaintea încheierii lui. Pentru persoanele care reprezintă o societate, folosim, după caz, interesul legitim de a comunica și de a administra relația comercială, litera f), nu presupunem că reprezentantul este personal parte la contract.
Solicitări prin e-mail și formular, discuții comerciale, parteneriate
Date principale: Contact, societate, mesaj
Scop și temei: Răspuns și ofertare: b), când se aplică; f), pentru comunicarea profesională și gestionarea solicitărilor
Păstrare obișnuită: Cel mult 12 luni de la închiderea solicitării, dacă nu devine parte dintr-o relație contractuală
Destinatari relevanți: Personal comercial sau tehnic; furnizori e-mail și IT
Comenzi, licențe și servicii
Date principale: Identificare, facturare, serie, comandă, statut plată
Scop și temei: Furnizarea și administrarea serviciului: b); f), pentru relația cu reprezentanții și prevenirea utilizării neautorizate
Păstrare obișnuită: Pe durata relației sau valabilității licenței; ulterior, numai datele necesare pentru obligații ori pretenții, conform secțiunii 6
Destinatari relevanți: Personal autorizat, IT, furnizori de plată; distribuitorul implicat
Facturare și evidență contabilă
Date principale: Factură, identificare, tranzacție
Scop și temei: Obligații fiscale și contabile: c)
Păstrare obișnuită: Termenul legal, detaliat în secțiunea 6
Destinatari relevanți: Contabilitate, bănci, furnizori de facturare, autorități competente
Suport tehnic și documentarea intervenției
Date principale: Contact, serie, erori, corespondență, date tehnice
Scop și temei: Rezolvarea problemei: b), când se aplică; f), pentru suportul acordat reprezentanților și urmărirea intervențiilor
Păstrare obișnuită: Fișa intervenției: cel mult 12 luni de la închidere; fișierele temporare de diagnostic: cel mult 30 de zile de la închidere
Destinatari relevanți: Personal tehnic și furnizori IT sau de acces la distanță
Înregistrări telefonice selective
Date principale: Voce, conversație și identificatori apel
Scop și temei: Verificarea și îmbunătățirea calității serviciilor: f), în condițiile secțiunii 4
Păstrare obișnuită: Cel mult 30 de zile de la apel
Destinatari relevanți: Responsabili autorizați pentru calitate; prestatori de mentenanță numai dacă intervenția necesită acces
Funcționare și securitate
Date principale: IP, evenimente tehnice și de acces
Scop și temei: Funcționare, diagnostic și prevenirea abuzurilor: f)
Păstrare obișnuită: Jurnale obișnuite: cel mult 30 de zile; incidentele concrete se tratează separat
Destinatari relevanți: Personal și furnizori IT autorizați
Cereri privind protecția datelor
Date principale: Contact, cerere, verificări necesare, răspuns
Scop și temei: Îndeplinirea obligațiilor GDPR: c); documentarea conformității și apărarea drepturilor: f)
Păstrare obișnuită: Pe durata soluționării și cel mult 3 ani de la închidere, dacă nu există un litigiu sau o obligație specială
Destinatari relevanți: Persoane desemnate, consilieri și autorități competente
Termenele maxime nu justifică păstrarea unor date devenite inutile mai devreme. Nu folosim simpla trimitere a unui mesaj, plasarea unei comenzi sau continuarea unui apel drept consimțământ general pentru alte utilizări.
4. Apelurile telefonice și înregistrarea convorbirilor
Anumite apeluri pot fi înregistrate pentru verificarea și îmbunătățirea calității serviciilor comerciale și de suport. Nu înregistrăm în mod sistematic toate convorbirile în acest scop.
Înainte de începerea înregistrării vă informăm prin mesajul telefonic automat sau, pentru un apel inițiat de noi, prin reprezentantul nostru. Înregistrarea începe numai după informare. Sunt prelucrate vocea, informațiile comunicate și datele de identificare a apelului.
Temeiul înregistrării este interesul legitim de a identifica și corecta deficiențe concrete ale asistenței oferite. Selectăm un număr limitat de convorbiri, în măsura justificată de acest scop. Nu folosim aceste înregistrări pentru publicitate, identificare biometrică vocală sau antrenarea unor modele de inteligență artificială.
Vă puteți opune înregistrării și puteți solicita acces la datele din înregistrarea care vă privește. Dacă nu doriți înregistrarea, puteți închide apelul și ne puteți scrie la office@fiscalnet.ro sau prin formularul de contact. Dacă semnalați acest lucru în timpul discuției, reprezentantul oprește înregistrarea, dacă funcția este disponibilă, ori încheie partea înregistrată și vă îndrumă către canalul scris. Opoziția față de datele deja înregistrate se soluționează potrivit secțiunii 9.
Folosirea canalului scris nu este condiționată de acceptarea înregistrării. Condițiile comerciale ale suportului solicitat continuă să se aplice.
Înregistrările sunt stocate local, în centrala telefonică utilizată de FiscalNet. Accesul este limitat la persoanele autorizate care verifică serviciile. Eventualii prestatori de mentenanță pot avea acces numai dacă intervenția îl necesită, în baza instrucțiunilor noastre și a obligațiilor de confidențialitate și protecție a datelor.
Înregistrările sunt șterse în cel mult 30 de zile de la efectuarea apelului, inclusiv copiile operaționale, cu excepția situațiilor concrete descrise mai jos. O eventuală copie de siguranță nu este folosită pentru prelungirea acestui termen.
În cazul unei reclamații sau al unui litigiu concret, putem izola numai înregistrarea relevantă dacă păstrarea este necesară și justificată pentru constatarea, exercitarea ori apărarea unui drept sau este impusă de lege.
Documentăm motivul și revizuim necesitatea păstrării; înregistrarea se șterge când cauza justificativă încetează. Această excepție nu se aplică preventiv tuturor apelurilor.
Pentru identificarea unui apel, ne puteți indica numărul utilizat și data sau intervalul aproximativ. Verificăm identitatea proporțional cu riscul și protejăm datele celorlalți participanți atunci când oferim acces. Dacă înregistrarea a fost deja ștearsă conform termenului aplicabil, vă comunicăm acest lucru.
5. Particularități ale suportului și plăților
Asistența la distanță se inițiază la solicitarea dumneavoastră și cu autorizarea accesului la dispozitiv.
Accesăm numai informațiile necesare intervenției și limităm copierea fișierelor. Instrumentele prezentate pe site pentru acest tip de suport sunt AnyDesk și TeamViewer. Înregistrarea convorbirii telefonice nu înseamnă automat și înregistrarea ecranului; o eventuală înregistrare a sesiunii ar necesita o informare distinctă înainte de activare.
Pentru datele clienților sau angajaților dumneavoastră la care avem acces exclusiv în numele organizației dumneavoastră, rolurile și instrucțiunile sunt stabilite prin acordul aplicabil de prelucrare a datelor. Această politică nu înlocuiește acel acord și nu ne conferă dreptul de a utiliza respectivele date în scopuri proprii.
Pentru plățile cu cardul, consultați și informarea furnizorului identificat în interfața de plată. Nu transmiteți datele cardului prin telefon, e-mail sau formularul de contact. Datele comerciale ale tranzacției și informațiile necesare facturării sunt prelucrate separat de datele utilizate pentru autorizarea plății.
6. Cum stabilim perioada de păstrare
Pentru documentele justificative și registrele contabile supuse art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, termenul obișnuit este de 5 ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite, sub rezerva regulilor speciale aplicabile documentului concret.
După încheierea relației contractuale, păstrăm numai datele necesare dovedirii obligațiilor și apărării drepturilor, în mod obișnuit până la împlinirea termenului de prescripție de 3 ani aplicabil pretenției respective. Momentul de început și eventualele suspendări ori întreruperi se analizează pentru fiecare situație. Această regulă nu prelungește automat păstrarea apelurilor, a fișierelor de diagnostic sau a tuturor mesajelor.
Pentru o licență definitivă putem păstra informația minimă necesară recunoașterii dreptului de utilizare atât timp cât acest drept există; aceasta nu presupune păstrarea nelimitată a întregii corespondențe cu persoana de contact. Actualizăm sau eliminăm datele persoanelor care nu mai reprezintă clientul atunci când aflăm schimbarea.
La expirarea termenelor, ștergem sau anonimizăm efectiv datele. Păstrarea excepțională pentru un control, litigiu sau incident concret se limitează la informația relevantă și este revizuită periodic.
7. Destinatari și transferuri internaționale
Pe lângă personalul autorizat, pot avea acces, pentru activitățile indicate în tabel, furnizorii de găzduire, mentenanță IT, e-mail, telefonie, stocare, facturare și suport la distanță. Accesul acestora este limitat contractual și tehnic la serviciile furnizate. Furnizorii care prelucrează date în numele nostru au obligații de confidențialitate și de protecție a datelor.
Băncile, furnizorii de plăți, consultanții și autoritățile pot avea obligații proprii de prelucrare. Transmitem unui distribuitor informații despre solicitarea dumneavoastră numai când implicarea sa este necesară și are un temei aplicabil. Nu transmitem datele unor parteneri pentru campaniile lor de marketing numai pentru că ne-ați contactat.
Utilizăm ROMARG SRL pentru serviciile de nameserver/DNS, găzduire web și e-mail. Înregistrările telefonice sunt stocate separat, local, pe cardul de memorie al centralei telefonice, conform secțiunii 4.
Pentru activitățile descrise în această politică, nu transferăm date cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE) și nu permitem accesul la acestea din afara SEE. Dacă intenționăm să modificăm această situație, vă vom informa înaintea noii prelucrări și vom aplica garanțiile legale necesare.
Puteți solicita la office@fiscalnet.ro informații despre destinatarii datelor dumneavoastră.
8. Cookie-uri și comunicări comerciale
Google Analytics este activat pe site-ul de prezentare numai cu acordul pentru analiză. Informațiile despre vizite sunt transmise către Google pentru statistici de utilizare; pot include identificatori de cookie, paginile consultate și informații tehnice despre browser și dispozitiv. Nu trimitem intenționat date din formulare, CUI sau serii fiscale către Analytics. Refuzul permite utilizarea funcțiilor de bază. Acordul poate fi retras din „Preferințe cookie”. Publicitatea personalizată și Google Signals sunt dezactivate. Datele din magazin și comenzile au o implementare separată.
Lista tehnologiilor folosite de site-ul de prezentare, scopurile, durata și modul de ștergere a datelor locale sunt explicate în pagina Cookie-uri și stocare locală. Această informare se consultă separat de politicile magazinului și ale serviciilor externe.
Vezi cookie-urile și stocarea locală
Datele din formularele de contact și comenzile nu sunt înscrise automat în liste de newsletter. Dacă vă oferim înscrierea la comunicări comerciale, solicităm separat consimțământul și includem o modalitate simplă de retragere în fiecare mesaj. Comunicările strict necesare unei solicitări, comenzi sau licențe sunt distincte de marketing.
9. Drepturile dumneavoastră
În condițiile GDPR, puteți solicita acces și o copie a datelor, rectificare, ștergere și restricționare.
Portabilitatea se aplică datelor furnizate de dumneavoastră și prelucrate automat în baza consimțământului sau a unui contract. Consimțământul poate fi retras oricând, fără a afecta prelucrarea anterioară retragerii.
Dreptul de opoziție: pentru prelucrările întemeiate pe interes legitim, vă puteți opune din motive legate de situația dumneavoastră particulară. Încetăm prelucrarea, cu excepția situațiilor în care demonstrăm motive legitime imperioase care prevalează sau necesitatea pentru pretenții juridice. Pentru marketing direct, opoziția este necondiționată și prelucrarea în acest scop încetează.
Răspundem fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii. Pentru cereri complexe sau numeroase, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, comunicând în prima lună prelungirea și motivele. Cererile sunt, de regulă, gratuite; numai pentru cereri vădit nefondate ori excesive se aplică excepțiile legale, motivate.
Verificarea identității se limitează la informațiile necesare dacă există îndoieli întemeiate. Nu cerem în mod automat copia actului de identitate. Protecția altor persoane poate necesita mascarea unor informații, nu refuzul automat al întregii cereri.
Vă puteți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și instanțelor competente. Ne puteți contacta pentru remediere, fără ca acest lucru să limiteze drepturile recunoscute de lege.
10. Furnizarea datelor și deciziile automate
Câmpurile obligatorii sunt semnalate în formularul relevant. Lipsa datelor necesare pentru răspuns, licențiere sau facturare poate împiedica soluționarea cererii ori executarea comenzii. Informațiile opționale nu sunt o condiție pentru furnizarea serviciului. Refuzul marketingului sau al cookie-urilor neesențiale nu împiedică o comandă.
Nu utilizăm înregistrările telefonice pentru decizii exclusiv automate care produc efecte juridice sau vă afectează în mod similar semnificativ. Dacă introducem alte prelucrări de acest tip, furnizăm înainte de aplicare informațiile și garanțiile cerute de lege, inclusiv explicații despre logica utilizată și consecințe.
11. Securitate și actualizări
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile, inclusiv autorizarea accesului, confidențialitatea personalului, protejarea transmisiilor, administrarea copiilor de siguranță și gestionarea incidentelor. Accesul la înregistrări și la datele din suport se limitează la necesitatea profesională.
Revizuim politica atunci când schimbăm serviciile sau modul de prelucrare. Publicăm versiunea actualizată și data acesteia; pentru schimbări semnificative folosim o informare adecvată situației. O modificare a politicii nu transformă retroactiv o prelucrare într-una autorizată.
Contact pentru protecția datelor: office@fiscalnet.ro.